अनुरोध कई रास्तों से आते हैं
एक ग्राहक Instagram पर आता है, दूसरा फ़ोन पर, तीसरा फ़ॉर्म भरकर। कुछ भी एक जगह नहीं गिरता।
जोड़-तोड़ कुछ नहीं। आप कारोबार आम भाषा में बताते हैं, Ifa उसका ढाँचा सोचकर बना देता है, और कुछ भी बनने से पहले प्लान आप जाँच लेते हैं।
उद्योग
हर कारोबार का चलने का तरीका अलग है। Ifa शुरुआत उसी वर्कफ़्लो से करता है जो आप सचमुच चलाते हैं।
चार तरह के सेवा कारोबार, चार शुरुआती वर्कस्पेस। नीचे बुनियाद एक ही है, ऊपर चरण अलग और रोज़ के फ़ैसले अलग।
लॉन्च के चार वर्कफ़्लो
अपने रोज़ के काम से सबसे मिलता-जुलता क्रम चुनिए।
ये बातचीत शुरू करने की जगहें हैं। ऐसे टेम्पलेट नहीं, जिन्हें आपको अपनाना ही पड़े।
ब्यूटी कारोबारपहले मैसेज से दोबारा आने तक, पूरा रास्ता सामने।पूछताछज़रूरत और खाली समयबुकिंगसेवा की तैयारीफ़ॉलो-अपदोबारा आनाInstagram, WhatsApp, फ़ोन और बुकिंग टूल, हर एक की अपनी कतार है, और इन्हें एक साथ पढ़ पाना मुमकिन नहीं।कोच और सलाहकारपहली बातचीत से रिन्यूअल तक।लीडपरिचय बातचीतप्रस्तावशुरुआतसेशन और कामरिन्यूअल या रेफ़रलपरिचय कॉल होती है, अगला कदम भी तय होता है, और फिर वह किसी एक के कैलेंडर में पड़ा रह जाता है।मरम्मत और घरेलू सेवाएँक्या रुका है, क्या कोट हुआ, क्या तय है, क्या चल रहा है और क्या पूरा हुआ, सब पता रहे।अनुरोधब्योरा परखिएकोटेशनतारीख़ तयकिसे मिलाकामपैसा और फ़ॉलो-अपफ़ोन पर पता, ख़राबी और जल्दी, तीनों इस तरह कम ही दर्ज होते हैं कि अगला आदमी उन पर काम कर सके।सफ़ाई और रखरखावएक बार के अनुरोध को दोहराने लायक प्रक्रिया बनाइए।अनुरोधकोटेशनतारीख़ तयटीम तयसेवागुणवत्ता की जाँचअगली बार का फ़ॉलो-अपजगह कितनी बड़ी है, अंदर कैसे पहुँचना है, और सफ़ाई कितनी बार चाहिए, ये तीनों बातें तीन अलग बातचीत में आती हैं।
दिक्कतें सबकी एक जैसी हैं। काम करने का तरीका सबका अपना।
वर्कस्पेस अपनी जगह तभी बनाता है, जब अगला कदम सामने रख दे और कारोबार का असली तरीका दबाए नहीं।
काम हाथ बदलता है, हैंडओवर साफ़ नहीं होता
काम आगे चला जाता है। वजह पीछे रह जाती है कि वह ऐसे क्यों किया जा रहा था।
अगला कदम दिखना बंद हो जाता है
अनुरोध हफ़्ते भर चालू दिखता रहता है, जबकि असल में वह उस कोटेशन पर अटका है जो किसी ने भेजा ही नहीं।
रिकॉर्ड अलग, रोज़ का काम अलग
ग्राहक का ब्योरा एक टूल में पड़ा है। उसके लिए जो काम बाकी है, वह दूसरे में।
मालिक ही पूरा सिस्टम बन जाता है
सब कुछ इसलिए चलता रहता है कि एक ही इंसान पूरा हिसाब दिमाग़ में लिए घूम रहा है।
चार नमूना वर्कस्पेस आमने-सामने देखिए
नीचे दिए कारोबारी नाम, लोग और डेटा काल्पनिक हैं। ये उत्पाद की झलक भर हैं, न किसी ग्राहक का खाता, न कोई घोषित नतीजा।
साथ बैठकर सेटअप
खाली डेटाबेस से नहीं, एक असली वर्कफ़्लो से शुरू कीजिए।
एक प्रक्रिया हम आपके साथ बैठकर समझते हैं, फिर ऐसा वर्कस्पेस सेट करते हैं जिसे आप ख़ुद जाँच सकें। कुछ और जोड़ने से पहले उसी को आज़माया जाता है।
- 1आज काम कैसे होता है, यह समझिए
- 2चरण, नाम और ज़िम्मेदारियाँ तय कीजिए
- 3चालू होने से पहले सुझाया गया वर्कस्पेस देख लीजिए
- 4एक वर्कफ़्लो उन्हीं लोगों के साथ आज़माइए जो उसे चलाते हैं
- 5पहली प्रक्रिया चल निकले, तब सुधार कीजिए
ये शुरुआती वर्कफ़्लो किनके लिए हैं, और किनके लिए नहीं
इनके काम के हैं
- मालिक के चलाए सेवा कारोबार, जिनमें लगभग 1–20 लोग हों
- वे टीमें जो ग्राहकों के अनुरोध, कोटेशन, बुकिंग, काम या नियमित विज़िट संभालती हैं
- वे कारोबार जो एक असली वर्कफ़्लो आज़माने और सीधी राय देने को तैयार हैं
इनके लिए नहीं बने
- रेस्तराँ के ऑर्डर, पीओएस, रसोई, टेबल या डिलीवरी का कामकाज
- क्लीनिकल, मरीज़ रिकॉर्ड, चिकित्सा या विनियमित स्वास्थ्य सेवा के वर्कफ़्लो
- बड़ी कंपनियाँ, जिन्हें पूरी कंपनी में एक तय ढर्रे पर लागू करने का कार्यक्रम चाहिए
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
- बुनियाद लचीली है, तो उद्योग के अलग-अलग पेज क्यों?
- क्योंकि चरण सचमुच अलग होते हैं। सैलून का हफ़्ता और मरम्मत टीम का हफ़्ता लगभग एक भी शब्द साझा नहीं करते, और एक जैसा टेम्पलेट इस फ़र्क़ को संभालने के बजाय ढँक देता है।
- क्या नमूने वाला वर्कफ़्लो हूबहू चलाना पड़ेगा?
- नहीं। सेटअप आपके अपने कारोबार की किसी असली प्रक्रिया से शुरू होता है, और पायलट से पहले चरण तथा ज़िम्मेदारियाँ हम आपके साथ मिलकर तय करते हैं।
- क्या वर्कस्पेस में दिख रहे रिकॉर्ड किसी ग्राहक के हैं?
- नहीं। उनमें दिख रहा हर नाम, हर संदर्भ और हर आँकड़ा गढ़ा हुआ है, और किसी ग्राहक के प्रदर्शन के बारे में कुछ भी दावा नहीं करता।
- वर्कफ़्लो ऑडिट के बाद क्या होता है?
- पहले कौन-सा वर्कफ़्लो सेट करना ठीक रहेगा, यह हम तय करते हैं। सुझाया गया वर्कस्पेस आप देखते हैं। और पायलट करने लायक बात है या नहीं, यह फ़ैसला साथ मिलकर होता है।
वह पहला वर्कफ़्लो ढूँढ़िए, जिसे सामने लाना सबसे ज़रूरी है।
प्रतीक्षा सूची में नाम लिखवाइए और बताइए कि अनुरोध, ज़िम्मेदारी या अगले कदम कहाँ जाकर ग़ायब हो जाते हैं।
प्रतीक्षा सूची के अनुरोध मौजूदा दायरे से मेल के हिसाब से देखे जाते हैं।