Os pedidos chegam por todos os lados
Um cliente aparece no Instagram, outro liga, o terceiro preenche um formulário. Nada disto cai no mesmo sítio.
Não há nada para ligar. Descreve o negócio em linguagem simples, a Ifa desenha e constrói, e vê o plano antes de existir seja o que for.
Setores
Cada negócio trabalha à sua maneira. A Ifa começa pelo processo que usa mesmo.
Quatro espaços de partida para quatro tipos de negócio de serviços. A base é a mesma; as etapas e as decisões do dia a dia é que mudam.
Quatro processos de arranque
Escolha a sequência mais parecida com o seu dia a dia.
São pontos de partida para uma conversa, não modelos que tenha de adotar.
Negócios de belezaUm caminho à vista, da primeira mensagem ao regresso.PedidoNecessidades e disponibilidadeMarcaçãoPreparação do serviçoSeguimentoRegressoO Instagram, o WhatsApp, o telefone e a ferramenta de marcações têm cada um a sua fila, e não há maneira de as ler em conjunto.Coaches e consultoresDa primeira conversa à renovação.OportunidadeDescobertaPropostaAcolhimento do clienteSessões e tarefasRenovação ou recomendaçãoHouve uma chamada de descoberta, ficou combinado um passo seguinte, e esse passo passa a viver só no calendário de alguém.Reparação e serviços ao domicílioSaiba o que espera, o que está orçamentado, marcado, em curso e concluído.PedidoAvaliar os detalhesOrçamentoMarcaçãoAtribuiçãoTrabalhoCobrança e seguimentoUma chamada raramente deixa a morada, a avaria e a urgência de forma a que a pessoa seguinte possa agir.Limpeza e manutençãoTransforme pedidos avulsos num processo de serviço repetível.PedidoOrçamentoAgendaAtribuição da equipaServiçoControlo de qualidadeSeguimento recorrenteO tamanho do espaço, a forma de entrar e a frequência que querem chegam em três conversas diferentes.
Os problemas repetem-se de negócio para negócio. Os pormenores da operação é que não.
Um espaço de trabalho justifica-se quando torna óbvio o próximo passo sem esmagar a maneira como o negócio funciona.
O dono muda sem passagem de testemunho
A tarefa passa para outra pessoa. A razão por que estava a ser feita daquela maneira fica para trás.
O próximo passo desaparece de vista
Um pedido pode parecer vivo durante uma semana e estar apenas à espera de um orçamento que ninguém enviou.
Os registos vivem longe do trabalho
Os dados do cliente estão numa ferramenta. O que lhe deve está noutra.
O dono passa a ser o sistema
Tudo continua a andar porque há uma pessoa a segurar aquilo na cabeça.
Compare quatro espaços ilustrativos
Os nomes, as pessoas e os dados que se seguem foram inventados para mostrar o produto. Não são contas de clientes nem resultados de ninguém.
Arranque acompanhado
Comece por um processo real, não por uma base de dados vazia.
Desenhamos um processo consigo e montamos um espaço que pode inspecionar. Só depois vem o piloto, e nada mais se acrescenta antes disso.
- 1Perceber como o trabalho corre hoje
- 2Combinar as etapas, os nomes e quem fica com o quê
- 3Rever o espaço proposto antes de entrar em funcionamento
- 4Pilotar um processo com quem o usa
- 5Melhorar quando o primeiro processo já andar
Para quem servem estes processos de partida, e para quem não servem
Encaixa bem em
- Negócios de serviços tocados pelo dono, com 1 a 20 pessoas
- Equipas que lidam com pedidos, orçamentos, marcações, trabalhos ou visitas recorrentes
- Negócios dispostos a pilotar um processo real e a dizer sem rodeios o que acham
Não foi feito para
- Pedidos de restaurante, POS, cozinha, gestão de mesas ou entregas
- Processos clínicos, registos de doentes, trabalho médico ou saúde regulada
- Grandes empresas à procura de um programa de implementação fixo para toda a organização
Perguntas frequentes
- Se a base é flexível, porquê páginas separadas por setor?
- Porque as etapas são mesmo diferentes. A semana de um cabeleireiro e a semana de uma equipa de reparações quase não partilham vocabulário, e um modelo genérico esconde isso em vez de resolver.
- Temos de seguir o processo de exemplo tal e qual?
- Não. O arranque acompanhado parte de um processo real do seu negócio, e as etapas e as responsabilidades ficam combinadas consigo antes de qualquer piloto.
- Os registos que aparecem no espaço são de clientes reais?
- Não. Todos os nomes, referências e números são inventados e nenhum deles diz seja o que for sobre os resultados de um cliente.
- O que acontece depois de uma auditoria de processos?
- Combinamos qual o processo que vale a pena configurar primeiro. Depois revê o espaço proposto e decidimos em conjunto se o piloto se justifica.
Continue a explorar
Comece pelo que responde à pergunta que tem agora.
Encontre o primeiro processo que vale a pena pôr à vista.
Entre na lista de espera e diga-nos onde se perdem os pedidos, os donos ou os próximos passos.
Cada pedido da lista é visto à luz do âmbito de hoje, antes do lançamento.