Interessenten verlieren Schwung
Ein Erstgespräch findet statt, ein nächster Schritt wird vereinbart, und danach steht er nur noch in irgendeinem Kalender.
Nichts zu verkabeln. Sie beschreiben Ihren Betrieb in normaler Sprache, Ifa entwirft und baut ihn, und Sie prüfen den Plan, bevor es ihn gibt.
Ifa für Coaches & Berater
Akquise und Umsetzung in einer Ansicht.
Das nächste Gespräch, das Angebot, die Sitzung, die Verlängerung: alles bleibt sichtbar, weil der Auftrag dort gewonnen wird, wo er auch erledigt wird.
Beispielhafter Ablauf · Begleitete Einrichtung vor dem Start
Ablauf für den Anfang
- 1Interessent
- 2Erstgespräch
- 3Angebot
- 4Einstieg
- 5Sitzungen & Aufgaben
- 6Verlängerung oder Empfehlung
Einen Auftrag gewinnen und ihn leisten sollten nicht zwei Systeme sein.
Zwischen Akquise und Umsetzung klafft eine Lücke, und darin verschwindet das Wissen über den Kunden. Meist sind es schlicht zwei verschiedene Tools.
Beim Angebot weiß niemand, woran es hängt
Welche Angebote beim Kunden liegen und welche bei uns, kann niemand sagen.
Beim Einstieg fängt alles von vorn an
Die Arbeit beginnt, und alles, was im Verkauf besprochen wurde, wird in andere Tools neu getippt.
Umsetzung und Verlängerung driften auseinander
Die Notizen aus den Sitzungen liegen hier, die Verlängerungstermine dort. Das Gespräch über Empfehlungen findet deshalb nie statt.
Vom ersten Gespräch bis zur Verlängerung.
Eine Abfolge, damit Vorgeschichte und nächste Aktion es überstehen, wenn aus einem Interessenten ein Kunde wird.
- Step 01
Interessent
Herkunft, Bedarf, gewünschtes Angebot und nächsten Kontakt festhalten.
- Step 02
Erstgespräch
Termin, Notizen, Passung und vereinbarten nächsten Schritt zusammenhalten.
- Step 03
Angebot
Verschicktes, Rückfragen, Entscheidungszeitpunkt und Nachfassen verfolgen.
- Step 04
Einstieg
Aus der Vereinbarung klare Kundenangaben, Dateien und Aufgaben machen.
- Step 05
Sitzungen & Aufgaben
Termine, Zusagen, geleistete Arbeit und Notizen zum Kunden verbinden.
- Step 06
Verlängerung oder Empfehlung
Das passende Gespräch zum Ende des Auftrags sichtbar machen.
Beispielhafter Arbeitsbereich
Verbinden Sie die Akquise mit der Arbeit am Kunden.
Eine beispielhafte Ansicht aus erfundenen Datensätzen. Sie zeigt, wie Verkauf und Umsetzung denselben Zusammenhang teilen.
Begleitete Einrichtung
Die begleitete Einrichtung verbindet Angebot, Kundenbeziehung und Umsetzung.
Wir verfolgen einen Kundenweg, einigen uns auf die Sprache jeder Stufe und gehen den Vorschlag vor dem Piloten mit Ihnen durch.
Fragen, die wir gemeinsam klären
- Wann ist ein Interessent reif für ein Erstgespräch?
- Was muss sichtbar sein, solange ein Angebot offen ist?
- Welche Zusagen gehören neben die Notizen aus den Sitzungen?
- Wann sollen Gespräche über Verlängerung oder Empfehlung auftauchen?
Sie sehen die vorgeschlagenen Stufen, Felder und Zuständigkeiten und korrigieren sie, bevor der Pilot beginnt.
Für wen dieser Ablauf gedacht ist und für wen nicht
Gut geeignet für
- Business- und Führungscoaches mit laufender Kundenakquise
- Selbstständige Berater, die Angebot und Umsetzung verbinden wollen
- Beratungsteams, die Zuständigkeit und Wissen über den Kunden teilen müssen
Nicht gedacht für
- Betriebe, die nur eine Plattform für Kurse oder Lernverwaltung suchen
- Große Beratungshäuser, die eine Ressourcenplanung fürs ganze Haus brauchen
- Abläufe in der Gastronomie sowie klinische und regulierte Abläufe im Gesundheitswesen
Im Vergleich
Ifa im Vergleich zu CRM-Tools für Beratung und Coaching
HoneyBook, Dubsado, Bonsai und HubSpot beginnen jeweils mit einer Vorlage: einer Pipeline, einem Angebot oder einer Rechnung. Ifa beginnt mit einer Beschreibung Ihrer Tätigkeit.
| Worauf es ankommt | Ifa | Typische CRM-Tools für Beratung |
|---|---|---|
| Wo der Tag beginnt | Bei der Kundenakte, von der ersten Anfrage bis zur Verlängerung. | Bei der Vertriebs-Pipeline oder der Projektvorlage. |
| Eigene Datensätze und Felder | Kundinnen und Kunden, Mandate, Sitzungen und Angebote als eigene Datensatzarten mit eigenen Feldern und gespeicherten Ansichten. | Feste Kontakt- und Deal-Objekte mit eigenen Eigenschaften. |
| Angebote und Verträge | Angebote sind Datensätze mit Ihren Feldern und angehängten Dateien. Eine elektronische Unterschrift wird nicht angeboten. | Vorlagen mit elektronischer Unterschrift, meist enthalten. |
| Rechnungen und Zahlungen | Geplant. Heute werden Rechnungen als Dateien an den Datensatz angehängt. | Meist enthalten. |
| Sitzungsbuchung | Ihre Arbeitszeiten, Regeln je Sitzungsart und eine Konfliktprüfung bei jeder Buchung. Kundinnen und Kunden buchen über eine Buchungsseite, die Ifa erstellt, oder im Chat über einen verbundenen Kanal; Erinnerungen sind ein Ablauf, den Sie selbst festlegen. | Ein Buchungskalender für Kundinnen und Kunden mit Erinnerungen, meist enthalten. |
| Ihre Daten übernehmen | Exporte als CSV, Excel und JSON, importiert mit Vorschau, Prüfungen und Ihrer Freigabe. | Eine Kontakt-CSV ist üblich. Notizen und Historie oft nicht. |
| Preise | Erst den Arbeitsbereich ansehen, dann bezahlen. Keine Gratisstufe. | Monatliche Tarife je Nutzer. Prüfen Sie die Angaben beim jeweiligen Anbieter. |
Von Ifa auf Grundlage der öffentlichen Seiten der Anbieter am 1. September 2026 verfasst. Funktionen und Preise ändern sich, bestätigen Sie sie daher vor einer Entscheidung beim jeweiligen Anbieter.
Umstieg
Umstieg von Ihrem CRM, Notion oder einer Tabelle
Exportieren Sie Kontakte und Notizen, importieren Sie sie und geben Sie die Zuordnung frei, bevor etwas eingetragen wird.
Google Sheets oder Excel
Laden Sie die Tabelle als CSV herunter oder behalten Sie sie als XLSX. Aus den Spaltennamen werden die Feldnamen, die Sie freigeben.
HubSpot
Exportieren Sie Kontakte als CSV aus der Kontaktansicht.
Dubsado oder HoneyBook
Exportieren Sie Kundinnen und Kunden oder Kontakte als CSV aus der Kundenliste.
Notion oder Airtable
Exportieren Sie die Datenbank oder Base als CSV.
Häufige Fragen
- Kann eine Ansicht Interessenten und laufende Kunden zugleich abdecken?
- Ja. Genau darum geht es hier: Das Wissen soll erhalten bleiben, wenn aus dem Erstgespräch echte Arbeit wird.
- Schreibt Ifa unsere Angebote oder Coaching-Inhalte?
- Nein. Der Arbeitsbereich ordnet Stufen, Zuständigkeiten und nächste Aktionen. Der Rat und die Arbeit am Kunden bleiben Ihre.
- Dürfen sich die Aufgaben je nach Angebot unterscheiden?
- Die begleitete Einrichtung sucht zuerst die Stufen, die alle Ihre Angebote gemeinsam haben, und hält danach fest, was sich unterscheidet.
- Sind die Zahlen in der Pipeline echte Ergebnisse eines Kunden?
- Nein. Jeder Datensatz und jede Zahl auf dieser Seite ist erfunden. Nichts davon behauptet etwas über einen Kunden.
Weiterlesen
Nehmen Sie das, was Ihre nächste Frage beantwortet.
Finden Sie die Übergabe, bei der das Wissen über den Kunden verschwindet.
Tragen Sie sich in die Warteliste ein und sagen Sie uns, ab welchem Punkt die Vorgeschichte eines Kunden nicht mehr mitreist.
Jede Anfrage auf der Warteliste gleichen wir damit ab, was wir vor dem Start wirklich leisten können.