業務の表現方法
実行する操作と順番を明確に定義できますか？
Ifa型の定まった操作とワークフローを定義できます。
つなぎ合わせる作業はありません。ふだんの言葉で事業を説明すると、Ifa が設計してつくります。計画は、何かが生まれる前にあなたが確かめます。
毎日の現実
繰り返す業務を、確認してから動かせるワークフローへ。
担当者の記憶や手作業の転記に頼っている流れを、型の定まった操作とワークフローにします。複数の操作は実行前に内容を確認でき、開始後の実行は継続して扱えます。対応している業務は定期実行も設定できます。
ワークフローシステムは、決まった業務の手順と実行を一つの流れとして管理する仕組みです。Ifaでは、型の定まった操作とワークフローを定義し、複数操作を実行前に確認できます。開始した処理は継続する実行として扱い、対応している業務は定期実行できます。
毎日の現実
同じ仕事なのに、毎回だれかが順番を思い出している。
依頼が届く。内容を別の場所へ写す。担当を決め、期限を伝え、終わったら次の人へ声をかける。流れが決まっていても、実行は人の記憶に残ったままです。
作業が止まったとき、問題は手順そのものとは限りません。いまどこまで進み、次に何をするのかを同じ場所で確認できないことが、引き継ぎを難しくします。
- 繰り返すたびに担当や順番を確認している
- 複数の変更を実行する前に全体を見直したい
- 対応している定型業務を決まった時刻に始めたい
まず知りたいこと
ワークフローシステムが管理するもの
ワークフローシステムは、業務の手順だけを図にするものではありません。どの操作を、どの順番で、どの条件に沿って動かすかを定め、実行を扱うための仕組みです。
選ぶときは、現在の業務を表現できるか、実行前に内容を確認できるか、開始後の状態を追えるかを分けて確かめます。確認済みの範囲を超えて機能があると想定しないことも大切です。
- 手順を型の定まった操作として表せるか
- 複数操作を開始前に確認できるか
- 対応業務を定期的に実行できるか
Ifaでの組み立て方
操作と順番を、曖昧な指示のまま残さない。
Ifaでは、実行できる操作とワークフローを型の定まった形で定義します。何を変更する処理なのかが明確になるため、手順を担当者だけが知っている状態から離れられます。
たとえば定期的なフォロー準備では、対象を確認し、必要な操作を並べ、開始前に変更内容を見直す流れを画面で示します。本文と画面は、製品で実際に確認できる操作だけにそろえます。
- 実行する操作を定義する
- 業務の順番をワークフローとして組む
- 開始前に対象と変更内容を確認する
実行前の確認
複数の操作は、動かす前に内容を見直せます。
一件ずつでは気づきにくい変更も、まとめて実行する前に対象と操作を確認できれば、意図した仕事か判断しやすくなります。Ifaは複数操作のプレビューに対応します。
この確認は、供給された製品主張で承認機能まで保証するものではありません。正式な承認経路が必要な事業では、担当者、権限、差し戻し、記録要件を別途確認してください。
- 対象となる項目を確認する
- 予定される操作を開始前に見る
- 意図と違う場合は実行せずに見直す
開始後の扱い
始めた仕事を、その場限りの処理にしない。
ワークフローを開始した後は、継続する実行として扱います。画面では、実行を開始したことと、その実行を確認する場所を実際の製品状態で示します。
表示する文言は、実装で確認できる状態名に合わせます。成功率や処理時間など、供給された証拠にない数値は掲載しません。
- 開始した実行を確認する
- 同じ業務例で実行前と開始後をつなぐ
- 画面上の状態名と本文を一致させる
対応業務の定期実行
決まった時刻に始めたい仕事は、対応範囲を確かめる。
Ifaでは、対応している仕事を定期実行できます。毎週や毎月の準備など、同じ条件で繰り返す業務を候補にできます。
すべての操作が定期実行できるとは表現しません。実画面では、対応する操作、設定できる間隔、開始条件を確認できる範囲だけ表示します。
- 定期実行に対応する仕事か確認する
- 実行時刻や間隔を実画面で示す
- 未対応の操作を対応済みとして扱わない
向いている業務
まずは、手順が決まっている一本の流れから。
毎週同じ条件で対象を確認する仕事や、複数の記録を同じ順番で更新する仕事は、検討しやすい出発点です。最初からすべての業務を置き換える必要はありません。
一方で、正式な承認機能、未確認の外部接続、供給された主張にない処理が必須なら、このページだけで適合とは判断できません。必要な条件を先に書き出し、実画面で一つずつ確認してください。
- 順番と操作が繰り返される業務
- 開始前に複数操作を確認したい業務
- 定期実行への対応を画面で確認できる業務
始める前の確認
現在の流れを一つ選び、実画面で確かめる。
最初に、いま誰が何をしているかを書き出します。次に、Ifaで定義する操作、実行前プレビュー、開始後の実行、必要なら定期実行までを同じ例で確認します。
ページ上の画面は実際の製品状態を使い、データが説明用ならその旨を明記します。内容が現在の仕事に合う場合は、ウェイトリストからいまの回し方と困りごとを送ってください。
- 対象業務を一本に絞る
- 実行前と開始後を同じ例で確認する
- 対応範囲が合う場合だけ申込へ進む
現在の流れを一つ選び、実画面で確かめる。
各画面が確認するのは、画像説明に記載した製品動作だけです。ページ内のその他の主張、プロバイダーの利用可否、測定済みの顧客成果を示すものではありません。
型付きトリガーと永続的な実行履歴を表示する現在のIfaワークフロー詳細。
架空のワークスペースです。顧客アカウントでも、測定済みの成果でもありません。
架空のワークスペースの列とカードを表示する現在のIfaタスクボード。
架空のワークスペースです。顧客アカウントでも、測定済みの成果でもありません。
ワークフローシステムを選ぶ前の確認表
製品数や順位ではなく、自社の業務を実際に動かせるかを確認します。Ifaの回答は、供給された製品主張で確認できる範囲に限ります。
実行前の確認
複数の操作を開始する前に、対象と内容を確認できますか？
Ifa複数操作は実行前にプレビューできます。正式な承認機能への対応は、この主張からは確認できません。
開始後の実行
開始した処理を継続する実行として扱えますか？
Ifaワークフローは継続する実行として開始できます。具体的な表示状態は実画面で確認します。
定期実行
繰り返す仕事を決まった間隔で動かせますか？
Ifa対応している仕事は定期実行できます。すべての操作への対応は表明しません。
製品証拠
説明と同じ操作を実画面で確認できますか？
Ifa公開時には、操作の定義、実行前プレビュー、開始後の実行、対応業務の定期実行を実画面で示すことを必須とします。
よくある質問
- ワークフローシステムとは何ですか？
- 決まった業務の手順と実行を一つの流れとして管理する仕組みです。Ifaでは、型の定まった操作とワークフローを定義できます。
- 複数の操作を実行前に確認できますか？
- はい。複数操作は開始前にプレビューできます。ただし、この主張は正式な承認機能への対応を意味しません。
- 繰り返す業務を定期実行できますか？
- 対応している仕事は定期実行できます。すべての操作が対象とは限らないため、実画面で対応範囲を確認してください。
- 開始した処理はどのように扱われますか？
- ワークフローは継続する実行として開始できます。公開ページでは、実装で確認できる状態だけを画面と本文に表示します。
- どの業務から確認すればよいですか？
- 順番と操作が繰り返される一本の業務から確認してください。操作の定義、実行前プレビュー、開始後の実行、必要な場合は定期実行までを同じ例で見ます。
現在の流れを一つ選び、実画面で確かめる。
最初に、いま誰が何をしているかを書き出します。次に、Ifaで定義する操作、実行前プレビュー、開始後の実行、必要なら定期実行までを同じ例で確認します。
架空のワークスペースです。顧客アカウントでも、測定済みの成果でもありません。