Die beste Terminplanungssoftware im Vergleich (2026)

Dieser Vergleich richtet sich an Inhaberinnen und Inhaber, deren Tag sich um gebuchte Termine dreht: einen Stuhl, einen Frisiertisch, eine Werkstattbucht, ein Beratungsgespräch, einen Reinigungstermin. Sie möchten, dass Kundinnen und Kunden selbst einen Termin buchen können, dass Erinnerungen automatisch verschickt werden, ohne dass jemand daran denken muss, und dass Sie am Montagmorgen keine Doppelbuchungen mehr vorfinden. Wir haben sieben Terminplaner untersucht, die auftauchen, wenn Menschen nach Terminplanungssoftware, Buchungs-Apps oder Alternativen zu Calendly suchen, und unser eigenes Produkt zuletzt hinzugefügt. Wir beschreiben das Preismodell jedes Anbieters, statt Preise zu zitieren; wir haben die jeweiligen Websites im September 2026 geprüft, Modelle ändern sich, bestätigen Sie die Angaben also vor dem Kauf.

Wie wir verglichen haben

Wir haben jedes Tool anhand von fünf Punkten bewertet, mit denen Inhaberinnen und Inhaber jede Woche zu tun haben.

• Buchung. Kann ein Kunde einen Termin wählen, ohne anzurufen, und versteht das Tool Räume, Stühle und Geräte oder nur die Kalender von Personen?
• Kundendaten. Wo leben nach dem Termin die Notizen, die Historie und die Dateien, und finden Sie sie beim nächsten Besuch wieder?
• Datenimport und -export. Können Sie Ihre bestehende Kundenliste importieren und beim Wechsel wieder vollständig exportieren?
• Preismodell. Kostenlose Stufe oder nicht, pro Nutzer, pro Standort oder pauschal. Das Modell zählt mehr als der Preis selbst, denn das falsche Modell bestraft Wachstum.
• Eignung für ein inhabergeführtes Unternehmen. Ob das Tool auch dann nützlich bleibt, wenn die Inhaberin oder der Inhaber selbst die Schere, den Schraubenschlüssel oder die Leine hält.

Calendly

Am besten für: alle, deren Buchungen Termine in einem Kalender sind, besonders Erstgespräche und Beratungen.

Calendly ist aus gutem Grund die Standardantwort. Sie verbinden Google, Outlook oder iCloud Kalender, veröffentlichen einen Buchungslink, und Terminkonflikte klären sich von selbst. Round-Robin- und Sammel-Terminarten decken Teams ab, Workflows verschicken Bestätigungen und Erinnerungen, und kostenpflichtige Pläne nehmen bei der Buchung über Stripe oder PayPal Zahlungen entgegen.

Wo es an Grenzen stößt: Es plant Meetings, kein Dienstleistungsunternehmen. Es gibt keine Vorstellung von einem Stuhl, einer Bucht oder einem Raum, und keine Kundenakte über die Angaben der eingeladenen Person und die Terminhistorie hinaus. Notizen zur Kundin oder zum Kunden leben woanders, was für ein Verkaufsgespräch in Ordnung ist, beim fünften Frisörtermin aber dünn wirkt.

Preismodell: kostenlose Stufe für einfache Terminplanung, danach pro Sitzplatz und Monat in Stufen, Stand September 2026. Siehe calendly.com.

Acuity Scheduling

Am besten für: Terminunternehmen, die Aufnahmeformulare, Pakete und Anzahlungen direkt bei der Buchung abwickeln möchten.

Acuity, Teil von Squarespace, ist für Dienstleisterinnen und Dienstleister statt für einfache Meetings gebaut. Kundinnen und Kunden wählen eine Leistung und eine Fachkraft, füllen ein von Ihnen gestaltetes Aufnahmeformular aus und können bei der Buchung über verbundene Zahlungsdienstleister eine Anzahlung oder den vollen Preis zahlen. Es verwaltet Geschenkgutscheine, Pakete und Mitgliedschaften, und Mitarbeiterkalender synchronisieren sich mit den gängigen Anbietern.

Wo es an Grenzen stößt: Die Kundenhistorie besteht aus Terminverlauf plus Antworten aus dem Aufnahmeformular, keine Akte, die Sie selbst gestalten. Es gibt keine kostenlose Stufe, und die Pläne begrenzen die Anzahl der Mitarbeiterkalender.

Preismodell: keine kostenlose Stufe; monatliche Stufen nach Anzahl der Mitarbeiterkalender, mit Testphase, Stand September 2026. Siehe acuityscheduling.com.

Setmore

Am besten für: noch heute eine Buchungsseite live schalten, ohne etwas zu bezahlen.

Setmore bietet eine gehostete Buchungsseite, Mitarbeiterkalender, E-Mail-Bestätigungen und Erinnerungen in einem kostenlosen Plan, der wirklich brauchbar ist. Kostenpflichtige Pläne fügen SMS-Erinnerungen, wiederkehrende Termine und mehr Personal hinzu. Zahlungen laufen über verbundene Zahlungsdienstleister, und es gibt Apps für die Rezeption und das Telefon.

Wo es an Grenzen stößt: Wie bei den meisten Terminplanern ist die Kundin oder der Kunde ein Kontakt mit Terminhistorie, keine Akte mit eigenen Feldern. Zeitpunkt und Wortlaut der Erinnerungen sind Einstellungen, sodass alles Ungewöhnliche (eine SMS am Vortag plus eine am Morgen mit Vorbereitungshinweisen) davon abhängt, was der Plan erlaubt.

Preismodell: kostenloser Plan mit Personalgrenze, danach pro Nutzer und Monat, Stand September 2026. Siehe setmore.com.

Square Appointments

Am besten für: Salons und Geschäfte, die bereits mit Square Zahlungen abwickeln.

Square Appointments fügt die Buchung in die Square-Kasse ein: Buchungsseite, Kalender, No-Show-Schutz mit hinterlegter Karte und Kassenabwicklung leben alle in einem System. Für eine Einzelperson ist es kostenlos, was es für viele Ein-Stuhl-Salons zur Standardwahl machte. Kundenprofile führen Besuchs- und Kaufhistorie aus der Kasse mit.

Wo es an Grenzen stößt: Es setzt voraus, dass Square Ihre gesamte Zahlungswelt ist. Die Kundenakte ist ein zahlungszentriertes Profil, das Sie nicht umgestalten können, und die Preise für mehrere Standorte steigen pro Standort.

Preismodell: kostenlos für eine Nutzerin oder einen Nutzer; danach monatliche Stufen pro Standort, Stand September 2026. Siehe squareup.com/us/en/appointments.

SimplyBook.me

Am besten für: Dienstleistungsunternehmen, die eine Buchungswebsite mit genau den Funktionen wollen, die sie selbst wählen.

SimplyBook.me baut Ihnen eine Buchungsseite und lässt Sie “individuelle Funktionen” zuschalten: Aufnahmeformulare, Mitgliedschaften, Gutscheine, Zusatzleistungen, Wartelisten. Es ist außerhalb der USA beliebt und bewältigt Aufbauten mit mehreren Fachkräften und Leistungen gut.

Wo es an Grenzen stößt: Das Funktions-Zuschaltmodell ist zugleich der Kritikpunkt, denn die Pläne begrenzen, wie viele individuelle Funktionen und Buchungen Sie erhalten, sodass die tatsächlichen Kosten davon abhängen, welche Zuschaltungen Sie brauchen. Kundenakten bleiben buchungsförmig.

Preismodell: kostenlose Stufe mit Buchungs- und Funktionsgrenzen, danach monatliche Stufen nach Buchungen und aktivierten Funktionen, Stand September 2026. Siehe simplybook.me.

Appointy

Am besten für: Terminplanung mit mehreren Mitarbeitenden und Ressourcenbuchung bei kleinem Budget.

Appointy deckt Mitarbeiterplanung, Ressourcenplanung (Räume und Geräte als buchbare Dinge), wiederkehrende Buchungen und Erinnerungen ab, mit Integrationen für Kalender und Zahlungsdienstleister. Es ist eines der wenigen Tools in dieser Liste, das eine Ressource als buchbar behandelt, nicht nur eine Person.

Wo es an Grenzen stößt: Die Oberfläche zeigt an manchen Stellen ihr Alter, und die Kundenseite ist wieder eine Kontaktliste mit Historie statt selbst gestalteter Akten.

Preismodell: kostenloser Plan für einfache Nutzung, danach monatliche Stufen nach Personal und Funktionen, Stand September 2026. Siehe appointy.com.

YouCanBookMe

Am besten für: einen schlanken Buchungslink auf dem Kalender, den Sie bereits nutzen.

YouCanBookMe verbindet sich mit Google- oder Microsoft-Kalendern und macht aus Verfügbarkeit eine übersichtliche Buchungsseite mit Puffer-Regeln, Vor- und Nachlaufzeiten und Erinnerungs-E-Mails. Es lässt sich einfach durchschauen: Der Kalender ist die Wahrheit, die Seite bildet ihn ab.

Wo es an Grenzen stößt: Es erbt dieselben Grenzen wie jedes Kalenderlink-Tool. Keine Ressourcen, keine Kundenakten, und die Historie eines Kunden mit dem Unternehmen verteilt sich über einzelne Kalendereinträge.

Preismodell: kostenlose Stufe, danach pro Kalender und Monat, Stand September 2026. Siehe youcanbook.me.

Ifa

Offenlegung: Ifa stellt eines der hier verglichenen Tools her.

Am besten für: Inhaberinnen und Inhaber, die die Kundenakte hinter jeder Buchung wollen, nicht daneben.

Ifa ist ein Arbeitsbereich, den Sie einrichten, indem Sie beschreiben, wie Ihr Unternehmen arbeitet, und Buchung ist nur ein Teil davon. Alles kann buchbar sein: eine Person, ein Stuhl, eine Bucht, ein Raum oder eine Maschine, jeweils mit Arbeitszeiten und einer Richtlinie pro Leistung. Jede Buchung wird vor dem Speichern auf Konflikte geprüft. Kundinnen und Kunden buchen über eine Buchungsseite, die Ifa für Ihr Unternehmen erstellt, oder im Chat auf einem verbundenen Kanal, und Ihr Team kann jederzeit für sie buchen; eine öffentliche Formularanfrage, die Ihr Team bestätigt, ist ein dritter Weg. Erinnerungen sind ein Workflow, den Sie selbst festlegen: Zeitpunkt, Wortlaut und Kanal, wobei jeder Versand in der Kundenakte protokolliert wird. Die Akte selbst trägt Ihre eigenen Felder, Ihre Dateien und die gesamte Historie, und Ihre bestehende Kundenliste kommt über einen Import mit Vorschau und Freigabe hinein.

Wo es an Grenzen stößt, und das tut es an Stellen, die die sieben oben nicht kennen: Es gibt keine bidirektionale Synchronisierung mit Google- oder Outlook-Kalendern, sodass der Arbeitsbereichskalender die Wahrheit sein muss. Es kann heute weder eine Anzahlung noch eine Zahlung bei der Buchung entgegennehmen; Zahlungen und Rechnungsstellung sind geplant, aber noch nicht verfügbar, behalten Sie also vorerst Ihr Kartenterminal oder Ihr Rechnungstool. Und es ist noch nicht gestartet: Sie treten einer Warteliste bei, sehen den aus Ihrer Beschreibung gebauten Arbeitsbereich in der Vorschau und zahlen, wenn er passt. Keine kostenlose Stufe. Wenn Sie diesen Monat Zahlungen bei der Buchung oder Kalendersynchronisierung brauchen, wählen Sie eines der sieben oben.

Preismodell: erst Vorschau, dann Zahlung; keine kostenlose Stufe; Warteliste vor dem Start, Stand September 2026.

Im direkten Vergleich

Tool	Buchung	Kundendaten	Import und Export	Preismodell
Calendly	Meeting-Links, Round-Robin für Teams	Nur Angaben der eingeladenen Person	Kontakte über Integrationen	Kostenlose Stufe, dann pro Sitzplatz
Acuity	Leistungen, Aufnahme, Anzahlungen	Termine plus Aufnahmeantworten	CSV-Import und -Export	Stufen nach Mitarbeiterkalendern
Setmore	Gehostete Buchungsseite	Kontakte mit Historie	CSV-Import und -Export	Kostenloser Plan, dann pro Nutzer
Square Appointments	Buchungsseite plus Kasse	Zahlungszentrierte Profile	Import innerhalb von Square	Kostenlos solo, danach pro Standort
SimplyBook.me	Buchungswebsite, Funktions-Zuschaltung	Buchungsförmige Akten	CSV-Import und -Export	Nutzungsabhängige Stufen
Appointy	Personal- und Ressourcenbuchung	Kontakte mit Historie	CSV-Import	Kostenloser Plan, dann Stufen
YouCanBookMe	Kalenderlink-Seite	Nichts außer dem Kalender	Der Kalender ist der Speicher	Kostenlose Stufe, dann pro Kalender
Ifa	Buchungsseite, Chat und Teambuchung mit Konfliktprüfung	Akten mit eigenen Feldern und Dateien	CSV, Excel und JSON mit Vorschau und Freigabe	Vorschau, dann Zahlung; keine kostenlose Stufe

So treffen Sie die Wahl

Beginnen Sie damit, was eine Buchung wissen muss. Wenn eine Buchung ein Treffen zwischen zwei Kalendern ist, werden Ihnen Calendly oder YouCanBookMe jahrelang gute Dienste leisten. Wenn eine Buchung eine Leistung mit Preis, Aufnahmeformular und vielleicht einer Anzahlung ist, passen Acuity oder SimplyBook.me, und Square Appointments gewinnt, wenn die Kasse wichtiger ist als alles andere. Wenn eine Buchung etwas über einen Raum, eine Bucht oder eine Maschine wissen muss, setzen Sie Appointy und Ifa auf die Shortlist, denn die anderen buchen nur Personen. Und wenn Ihre eigentliche Beschwerde nicht die Buchung selbst betrifft, sondern das, was danach passiert (die Notizen, die Sie nicht wiederfinden, die über mehrere Tools verteilte Historie, die Nachfassaktion, für die niemand zuständig ist), dann ist das ein Aktenproblem, und genau darum ist Ifa gebaut. Setmore ist die sichere Antwort, wenn das Budget null ist und diese Woche eine Buchungsseite gebraucht wird.

Häufig gestellte Fragen

Was ist die beste kostenlose Terminplanungssoftware?

Setmore hat den brauchbarsten kostenlosen Plan für ein Dienstleistungsunternehmen, Square Appointments ist für eine Einzelperson kostenlos, wenn Sie mit Square Zahlungen abwickeln, und die kostenlose Stufe von Calendly deckt einen einfachen Meeting-Link ab. Ifa hat keine kostenlose Stufe.

Was sind die besten Alternativen zu Calendly für ein Dienstleistungsunternehmen?

Calendly ist Meeting-Software, die Alternativen hängen also davon ab, was gefehlt hat. Für Aufnahmeformulare und Anzahlungen: Acuity. Für eine kostenlose Buchungsseite mit Personal: Setmore. Für buchbare Räume und Geräte: Appointy. Für zahlungsorientierte Salons: Square Appointments. Für Buchungen, die auf einer vollständigen Kundenakte sitzen: Ifa, sobald es für Ihr Unternehmen startet.

Was ist die beste Planungs-App für einen Salon?

Square Appointments und Acuity sind die stärksten reinen Terminplaner für einen Salon; beide handhaben Anzahlungen und No-Show-Schutz, was am Stuhl zählt. Wenn der Salon außerdem Kundenakten, Rezepturen und Besuchsfotos am selben Ort wie die Buchungen möchte, ist das die Form von Ifas Salon-Arbeitsbereich.

Welches dieser Tools führt die Historie der Kundin oder des Kunden zusammen mit der Buchung?

Square Appointments führt Kauf- und Besuchshistorie im Kundenprofil, und Acuity führt Aufnahmeantworten zusammen mit Terminen. Nur Ifa behandelt die Akte als Mittelpunkt: Die Buchung, die Notizen, die Dateien und die Nachfassaktion leben auf einer von Ihnen gestalteten Akte, was das Argument der Seite zur Terminplanungssoftware ist.

Wie übertrage ich meine Kundenliste beim Wechsel?

Jedes Tool hier exportiert Kundinnen und Kunden als CSV irgendwo in den Einstellungen oder Berichten, Stand September 2026. Importieren Sie diese Datei in das nächste Tool und prüfen Sie, was erhalten geblieben ist: Benutzerdefinierte Felder und Notizen gehen meist verloren. Ifa importiert CSV-, Excel- und JSON-Exporte mit Vorschau, Duplikat- und Datumsprüfung und Ihrer Freigabe, bevor irgendetwas gespeichert wird.

Zuletzt aktualisiert am 2. September 2026.