CRM para consultores y coaches: 8 herramientas comparadas

Esta comparación es para un consultor o coach en solitario, o una consultora de dos a cinco personas, que guarda a sus clientes al mismo tiempo en una hoja de cálculo, un calendario y una bandeja de entrada. Analizamos siete herramientas que la gente busca bajo “crm para consultores” y “software para negocios de coaching”, y añadimos nuestro propio producto al final, con su aviso correspondiente. Cuando un proveedor publica un precio lo comprobamos en su sitio el día de escribir esto; cuando no pudimos, describimos el modelo de precios y dejamos fuera la cifra.

Cómo comparamos

Analizamos cinco aspectos.

• Reservas. ¿Puede un cliente potencial elegir por sí mismo una franja para una llamada de descubrimiento? ¿Envía la herramienta recordatorios?
• Fichas de cliente. ¿Es un cliente una ficha que se puede moldear, con campos, etapas, sesiones relacionadas y notas, o una tarjeta de contacto con una oportunidad de venta adjunta?
• Importación y exportación de datos. ¿Importa su hoja de cálculo con comprobaciones, y exporta todo como CSV?
• Modelo de precios. Por cuenta o por puesto, si existe un plan gratuito, y qué deja fuera el nivel más barato.
• Adecuación para un equipo dirigido por su propietario. ¿La herramienta presupone un departamento de ventas, o un propietario que también entrega el trabajo?

Los precios son las cifras publicadas a fecha de septiembre de 2026 y pueden cambiar.

HoneyBook

Ideal para: un coach o consultor en solitario que quiere propuestas, contratos, facturación y programación en un único flujo de cliente con su marca.

HoneyBook se organiza en torno al “proyecto”, su término para un encargo. Un cliente potencial llega a través de un formulario de captación, usted envía una propuesta que agrupa el contrato y la factura, y el cliente firma y paga en una sola pantalla. El programador permite a un cliente reservar una llamada según su disponibilidad.

Dónde se queda corto: las fichas de cliente son escuetas una vez cerrada la venta. Un cliente que compra tres encargos en dos años son tres proyectos, no una relación con historial. Los pagos con tarjeta llevan una comisión de procesamiento (2,7 por ciento más 10 centavos, según la página de precios a fecha de septiembre de 2026). La importación es un CSV de contactos; la exportación es parcial.

Modelo de precios: por cuenta, no por puesto, con clientes ilimitados. El precio de partida publicado a fecha de septiembre de 2026 es 29 dólares al mes con facturación anual para Starter (en solitario, sin programador, sin automatizaciones), 49 para Essentials (programador, automatizaciones, hasta dos miembros de equipo) y 109 para Premium (miembros de equipo ilimitados). Sin plan gratuito; hay periodo de prueba.

Dubsado

Ideal para: un consultor que quiere control exacto sobre formularios y flujos de trabajo y está dispuesto a dedicar un fin de semana a configurarlos.

Dubsado es la más configurable de las herramientas todo en uno. Formularios, propuestas, contratos, cuestionarios y correos predefinidos son todos plantillas que usted diseña, y en el plan Premier un flujo de trabajo los encadena: el envío de un formulario de contacto crea un proyecto, envía un cuestionario, espera la respuesta, y después ofrece una llamada.

Dónde se queda corto: el programador y los flujos de trabajo, la razón por la que la mayoría lo compra, están solo en el plan superior, así que el nivel más barato es una herramienta de formularios y facturas. Las fichas de cliente vuelven a girar en torno al proyecto. La importación es un CSV de clientes; la exportación cubre clientes y facturas.

Modelo de precios: por cuenta con dos planes. La tabla de precios de Dubsado a fecha de septiembre de 2026 indica 35 dólares al mes para Starter y 55 dólares al mes para Premier, con opción anual. Ambos planes incluyen tres usuarios adicionales sin coste extra. El periodo de prueba gratuito tiene todas las funciones de Premier pero limita la libreta de direcciones a tres clientes.

Bonsai

Ideal para: un consultor que factura por hora o por proyecto y quiere el control de horas junto a la facturación.

Bonsai cubre propuestas, formularios, programación, un portal de cliente y un CRM sencillo. El control de horas alimenta las facturas directamente, lo cual es lo que mantiene a los consultores que facturan por hora en esta herramienta.

Dónde se queda corto: el plan de entrada es deliberadamente escueto. A fecha de septiembre de 2026 el nivel Basic incluye el CRM, el control de horas y la gestión de tareas, pero deja fuera la facturación, las propuestas, los contratos, los formularios, la programación y el portal de cliente, todo lo cual empieza en Essentials. El panel de oportunidades solo aparece en Premium. Las fichas de cliente son tarjetas de contacto con proyectos debajo.

Modelo de precios: por usuario al mes, cuatro niveles, periodo de prueba gratuito de siete días, sin plan gratuito. Los precios de partida publicados a fecha de septiembre de 2026 son 9, 19, 29 y 49 dólares por usuario al mes con facturación anual (Basic, Essentials, Premium, Elite), o 15, 25, 39 y 59 con facturación mensual. Elite exige al menos tres usuarios.

HubSpot (CRM gratuito y Starter)

Ideal para: un consultor que gestiona un embudo de ventas real, envía muchos correos, y quiere empezar gratis.

El CRM gratuito de HubSpot es generoso en los puntos correctos: contactos y empresas, oportunidades en un tablero de embudo, registro de correo, formularios que crean contactos, y un enlace de reunión personal. La importación desde CSV es de las mejores de esta lista, con mapeo de columnas y gestión de duplicados, y la exportación no tiene restricciones.

Dónde se queda corto para un coach: es una herramienta de ventas. No existe el concepto de sesión, programa o hito de entrega salvo que se construyan objetos personalizados, algo que no está disponible en los niveles gratuito ni Starter. El plan gratuito pone la marca de HubSpot en los formularios, en los correos y en el enlace de reunión, permite dos usuarios y limita los contactos a 1.000 a fecha de septiembre de 2026.

Modelo de precios: un plan gratuito sin límite de tiempo, y después Starter con precio por puesto al mes. El precio habitual publicado para Starter a fecha de septiembre de 2026 es 20 dólares por puesto al mes, con una tarifa promocional para clientes nuevos que cambia con el tiempo.

Pipedrive

Ideal para: una consultora con varias propuestas en curso a la vez, donde el propietario piensa en oportunidades y próximas acciones.

Pipedrive es ante todo un embudo, y todo lo demás viene después. Cada oportunidad tiene una próxima acción, el tablero señala una oportunidad que no la tiene, y la sincronización de correo trae la conversación a la oportunidad. Tiene un programador de reuniones, formularios web, automatizaciones y un complemento de proyectos para el trabajo de entrega. La importación de hojas de cálculo con mapeo de campos es sólida; la exportación está disponible en todos los planes.

Dónde se queda corto: un cliente después de la venta es una “persona” o una “organización”, no un encargo, así que una relación de coaching continua se siente como una venta cerrada. Los planes se renombraron en 2025 (Lite, Growth, Premium y Ultimate a fecha de septiembre de 2026), y las automatizaciones están en el segundo nivel o superior. Se cobra por cada puesto, esté asignado o no.

Modelo de precios: por puesto al mes, cuatro niveles, periodo de prueba gratuito y sin plan gratuito. No pudimos cargar la página de precios de Pipedrive con nuestras herramientas el día de escribir esto, así que no citamos cifras.

Notion (como base de datos de clientes)

Ideal para: un coach en solitario que ya vive en Notion, quiere notas de sesión y fichas de cliente en un mismo lugar, y no le importa construirlo.

Usado como base de datos de clientes, Notion es un conjunto de bases de datos vinculadas que usted diseña: Clientes y Sesiones con una relación entre ellas, y una vista de tablero para el embudo. Las notas son de primer nivel; una ficha de sesión puede contener toda la transcripción y el seguimiento. Las bases de datos importan CSV y exportan a CSV o Markdown.

Dónde se queda corto: no hay reservas, no hay recordatorios, no hay sincronización de correo, no hay portal de cliente, y cada vista que usted usa es suya, para construir y mantener. Las automatizaciones del plan gratuito se limitan a botones; las automatizaciones de base de datos empiezan en Plus. El plan gratuito limita la subida de archivos a 5 MB y limita las bases de datos en cuanto se añade un segundo miembro.

Modelo de precios: un plan gratuito, y después por puesto al mes. Los precios publicados a fecha de septiembre de 2026 son 10 dólares por puesto al mes para Plus y 20 para Business con facturación mensual, con descuento por facturación anual.

Capsule

Ideal para: una consultora de dos a cinco personas que quiere un CRM de contactos limpio y convencional con un nivel gratuito para empezar.

Capsule es un CRM de contactos y embudo que se ha mantenido deliberadamente sencillo: personas, organizaciones, oportunidades y una lista de tareas, un buzón compartido y plantillas de correo en los planes de pago, automatización de flujos de trabajo y tableros de proyecto desde el nivel Growth.

Dónde se queda corto: no hay programador, así que las reservas viven en una herramienta de calendario aparte, y no hay portal de cliente. El plan gratuito es una prueba sin fecha de fin: dos usuarios, 250 contactos, un embudo y cinco campos personalizados a fecha de septiembre de 2026. La importación es un CSV con mapeo; la exportación está disponible.

Modelo de precios: un plan gratuito, y después tres niveles de pago (de Starter a Advanced) con precio por usuario al mes, facturados anualmente con una opción mensual más cara, y un plan Ultimate para cinco o más usuarios vendido a través de ventas. Su página no mostró cifras en nuestras herramientas el día de escribir esto, así que no citamos ninguna.

Ifa

Aviso: Ifa es una de las herramientas comparadas aquí.

Ideal para: una consultora o práctica de coaching que quiere fichas moldeadas a su propio encargo, desde la llamada de descubrimiento hasta la renovación, sin construirlas a mano.

Ifa es un espacio de trabajo de negocio y no un embudo con una lista de contactos adjunta. Usted describe la práctica con palabras sencillas, Ifa propone las fichas, los campos, las vistas y los estados de ciclo de vida, y usted revisa la propuesta antes de que exista nada de ello. Para una práctica de coaching eso suele significar una ficha de Cliente con etapas como cliente potencial, descubrimiento, propuesta, incorporación, sesiones y renovación, una ficha relacionada de Sesiones y vistas guardadas. La página de coaches y consultores recorre esa disposición. Los formularios de admisión públicos llegan como fichas o clientes potenciales con el consentimiento ya gestionado, los flujos de trabajo y la automatización programada previsualizan su efecto antes de una acción masiva, y los informes llevan un historial de auditoría. La importación cubre CSV, TSV, JSON, JSONL, XLSX, XLS y XLSM inertes mediante una vista previa con comprobaciones (filas duplicadas, fechas ilegibles, valores vacíos), y después aprobación; la página de importación muestra cómo es eso.

Dónde se queda corto, en aspectos que le importan a un coach: no hay sincronización con calendarios de Google u Outlook, no hay firma electrónica, y la facturación, los pagos y los depósitos están planeados pero aún no disponibles, así que todas las herramientas todo en uno anteriores ganan a Ifa en cobrar hoy mismo. La reserva en sí es flexible: una política por tipo de sesión, horario de trabajo de cada profesional en su propia zona horaria, comprobación de disponibilidad y un control de conflictos en cada reserva. Un cliente potencial puede reservar una llamada de descubrimiento a través de una página de reservas que crea Ifa o por chat en un canal conectado, o enviar una solicitud a través de un formulario público que usted confirma. Los recordatorios son un flujo de trabajo que usted define, un paso programado que se envía por un canal conectado. Ifa está en fase previa al lanzamiento: primero ve una vista previa del espacio de trabajo, después paga; no hay plan gratuito, y hoy hay una lista de espera en lugar de un botón de registro.

Modelo de precios: por espacio de trabajo, con pago después de la vista previa. Sin plan gratuito, y sin precio publicado mientras el producto esté en fase previa al lanzamiento.

Comparativa lado a lado

Herramienta	Reservas	Fichas de cliente	Importación y exportación	Modelo de precios	Adecuación para el propietario
HoneyBook	Programador desde Essentials	Centrado en el proyecto	CSV de contactos de entrada, exportación parcial	Por cuenta, sin plan gratuito	Vendedores en solitario de paquetes
Dubsado	Programador solo en Premier	Centrado en el proyecto, formularios profundos	CSV de clientes de entrada, exportación de clientes	Por cuenta, tres usuarios extra incluidos	Sólido una vez configurado
Bonsai	Programación desde Essentials	Contactos con proyectos	CSV de entrada y salida	Por usuario, sin plan gratuito	Quienes facturan por hora
HubSpot	Un enlace de reunión en el plan gratuito, con marca	Objetos de contacto y oportunidad	Importación excelente, exportación completa	Plan gratuito, Starter por puesto	Embudo sí, entrega no
Pipedrive	Programador, funciones por niveles	Oportunidades y personas	Importación sólida, exportación disponible	Por puesto, sin plan gratuito	Prácticas con muchas oportunidades
Notion	Ninguna	Lo que usted construya	CSV de entrada, CSV y Markdown de salida	Plan gratuito, después por puesto	Un constructor en solitario
Capsule	Ninguna	Contactos y oportunidades	CSV de entrada y salida	Plan gratuito, después por usuario	Una libreta de contactos compartida
Ifa	Políticas, horarios y comprobación de conflictos; página de reservas y reserva por chat; recordatorios como flujos de trabajo	Fichas y etapas a medida	Siete formatos con comprobaciones, exportación CSV	Por espacio de trabajo, sin plan gratuito, lista de espera	Fichas moldeadas, reserva flexible; pagos planeados

Cómo elegir

Empiece por la parte de su semana que más le duele, no por la lista de funciones más larga.

Si el problema es pasar de “interesado” a “pagado” con menos correos, elija una herramienta todo en uno: HoneyBook para la configuración más rápida, Dubsado para el control exacto sobre cada formulario y paso, Bonsai cuando las horas y las facturas son el centro del negocio. Cada una cobra una comisión de procesamiento en los pagos de alguna forma, así que conviene leer la línea de comisiones antes que la línea del plan.

Si el problema es perder de vista qué le prometió a quién, y el lado del dinero ya está resuelto en otro sitio, está eligiendo una herramienta de fichas. El plan gratuito de HubSpot y el plan gratuito de Capsule son puntos de partida honestos, y Pipedrive es la opción cuando tiene más propuestas abiertas de las que puede recordar. Notion gana si prefiere tener las notas de sesión junto al cliente en lugar de un embudo que señala oportunidades inactivas.

Ifa pertenece al segundo grupo, y solo si su práctica necesita fichas que un CRM genérico no tiene: sesiones, compromisos, fechas de renovación, programas con cohortes. Si la facturación es innegociable hoy, una de las tres primeras es la mejor elección, y preferimos decirlo aquí antes de que haya importado sus datos.

Elija lo que elija, ejecute la importación durante el periodo de prueba y lea el informe de duplicados antes de decidir.

Preguntas frecuentes

¿Necesito un CRM o una herramienta de gestión de proyectos?

Si la mayor parte de sus ingresos viene de unos pocos encargos largos, una herramienta de proyectos con un buen campo de cliente puede servirle un tiempo. En el momento en que tiene más clientes potenciales que clientes, o una segunda persona que necesita ver las mismas conversaciones, necesita una ficha por relación con una etapa asignada, que es lo que es un CRM.

¿Cuál es la diferencia entre HoneyBook y Dubsado?

Ambos agrupan propuestas, contratos, facturas y un programador por un precio por cuenta. HoneyBook es más rápido de configurar; Dubsado da más control sobre formularios y flujos de trabajo e incluye tres usuarios adicionales en ambos planes, pero mantiene su programador y sus flujos de trabajo en el plan superior.

¿Puedo usar un CRM gratuito como coach?

Sí, con dos salvedades. El plan gratuito de HubSpot pone su marca en los formularios y en el enlace de reunión, y el plan gratuito de Capsule se detiene en 250 contactos y dos usuarios, a fecha de septiembre de 2026. Ambos son válidos para un primer año.

¿Es Notion suficiente como software de gestión de clientes para consultores?

Para una práctica en solitario que ya guarda notas en Notion, es suficiente para las fichas y mejor que la mayoría para las notas. No tiene reservas, ni recordatorios ni sincronización de correo, así que lo combinará con una herramienta de calendario y su bandeja de entrada.

¿Cómo traslado mi lista de clientes desde una hoja de cálculo a una de estas herramientas?

Exporte a CSV, limpie la fila de encabezado para que cada columna tenga un nombre claro, y use la importación de la herramienta con mapeo de columnas. Revise el resultado en busca de clientes duplicados y fechas mal interpretadas antes de eliminar la hoja de cálculo.

Última actualización: 2 de septiembre de 2026.