CRM per consulenti e coach: 8 a confronto (2026)

Questo confronto è per un/a consulente o coach singolo/a, o uno studio da due a cinque persone, che tiene i clienti contemporaneamente in un foglio di calcolo, un calendario e una casella di posta. Abbiamo esaminato sette strumenti che le persone cercano sotto “crm per consulenti” e “software per attività di coaching”, e per ultimo abbiamo aggiunto il nostro prodotto, con trasparenza. Dove un fornitore pubblica un prezzo lo abbiamo verificato sul suo sito il giorno della stesura; dove non abbiamo potuto, descriviamo il modello di prezzo e omettiamo la cifra.

Come abbiamo confrontato

Abbiamo esaminato cinque aspetti.

• Prenotazioni. Un potenziale cliente può scegliere da solo uno slot per una chiamata conoscitiva? Lo strumento invia promemoria?
• Schede cliente. Un cliente è una scheda che potete plasmare, con campi, fasi, sessioni collegate e note, o una scheda contatto con un’opportunità agganciata?
• Import ed export dei dati. Importa il vostro foglio di calcolo con controlli, ed esporta tutto come CSV?
• Modello di prezzo. Per account o per postazione, se esiste un piano gratuito, e cosa esclude il livello più economico.
• Adatto a un team guidato dal titolare. Lo strumento presuppone un reparto vendite, o un titolare che eroga anche il lavoro?

I prezzi sono le cifre pubblicate a settembre 2026 e possono cambiare.

HoneyBook

Ideale per: un/a coach o consulente singolo/a che vuole proposte, contratti, fatturazione e pianificazione in un unico flusso cliente a marchio proprio.

HoneyBook è costruito attorno al “progetto”, la sua parola per un singolo incarico. Un contatto arriva tramite un modulo, voi inviate una proposta che raggruppa contratto e fattura, il cliente firma e paga in un’unica schermata. Il pianificatore permette a un cliente di prenotare una chiamata dalla vostra disponibilità.

Dove non convince: le schede cliente sono scarne una volta conclusa la vendita. Un cliente che acquista tre incarichi in due anni è tre progetti, non una relazione con uno storico. I pagamenti con carta hanno una commissione di elaborazione (2,7% più 10 centesimi, secondo la pagina prezzi a settembre 2026). L’import è un CSV di contatti; l’export è frammentario.

Modello di prezzo: per account, non per postazione, con clienti illimitati. Il prezzo di partenza pubblicato a settembre 2026 è 29 dollari al mese con fatturazione annuale per Starter (singolo, senza pianificatore, senza automazioni), 49 dollari per Essentials (pianificatore, automazioni, fino a due membri del team) e 109 dollari per Premium (membri del team illimitati). Nessun piano gratuito; c’è una prova gratuita.

Dubsado

Ideale per: un/a consulente che vuole controllo esatto su moduli e flussi di lavoro ed è disposto/a a passare un weekend a configurarli.

Dubsado è il più configurabile degli strumenti in pacchetto. Moduli, proposte, contratti, questionari ed email predefinite sono tutti modelli che progettate voi, e sul piano Premier un flusso di lavoro li concatena: l’invio di un modulo contatto crea un progetto, invia un questionario, attende la risposta, poi propone una chiamata.

Dove non convince: il pianificatore e i flussi di lavoro, il motivo per cui la maggior parte delle persone lo acquista, stanno solo sul piano superiore, quindi il livello più economico è uno strumento per moduli e fatture. Le schede cliente sono di nuovo centrate sul progetto. L’import è un CSV clienti; l’export copre clienti e fatture.

Modello di prezzo: per account con due piani. La tabella prezzi di Dubsado a settembre 2026 elenca 35 dollari al mese per Starter e 55 dollari al mese per Premier, con un’opzione annuale. Entrambi i piani includono tre utenti aggiuntivi senza costo extra. La prova gratuita ha tutte le funzioni di Premier ma limita la rubrica a tre clienti.

Bonsai

Ideale per: un/a consulente che fattura a ore o a progetto e vuole il tracciamento del tempo accanto alla fatturazione.

Bonsai copre proposte, moduli, pianificazione, un portale cliente e un CRM semplice. Il tracciatore del tempo alimenta direttamente le fatture, il che è ciò che tiene i consulenti a ore su questo strumento.

Dove non convince: il piano d’ingresso è deliberatamente scarno. A settembre 2026 il livello Basic include CRM, tracciamento del tempo e gestione attività ma esclude fatturazione, proposte, contratti, moduli, pianificazione e portale cliente, tutti disponibili da Essentials. La pipeline delle opportunità compare solo a Premium. Le schede cliente sono schede contatto con progetti sotto.

Modello di prezzo: per utente al mese, quattro livelli, sette giorni di prova gratuita, nessun piano gratuito. I prezzi di partenza pubblicati a settembre 2026 sono 9, 19, 29 e 49 dollari per utente al mese con fatturazione annuale (Basic, Essentials, Premium, Elite), o 15, 25, 39 e 59 dollari con fatturazione mensile. Elite richiede almeno tre utenti.

HubSpot (CRM gratuito e Starter)

Ideale per: un/a consulente che gestisce una vera pipeline di vendita, invia molte email, e vuole iniziare gratis.

Il CRM gratuito di HubSpot è generoso nei punti giusti: contatti e aziende, opportunità su una bacheca pipeline, registrazione email, moduli che creano contatti, e un link personale per riunioni. L’import da CSV è tra i migliori di questo elenco, con mappatura delle colonne e gestione dei duplicati, e l’export è senza restrizioni.

Dove non convince per un/a coach: è uno strumento di vendita. Non esiste il concetto di sessione, programma o traguardo di erogazione a meno che non costruiate oggetti personalizzati, che non sono nei livelli gratuito o Starter. Il piano gratuito mette il marchio HubSpot su moduli, email e link per riunioni, consente due utenti e limita i contatti a 1.000 a settembre 2026.

Modello di prezzo: un piano gratuito senza limiti di tempo, poi Starter con prezzo per postazione al mese. Il prezzo regolare pubblicato per Starter a settembre 2026 è 20 dollari per postazione al mese, con una tariffa promozionale per i nuovi clienti che cambia.

Pipedrive

Ideale per: uno studio con più proposte in corso contemporaneamente, dove il titolare ragiona per opportunità e attività successive.

Pipedrive è prima di tutto una pipeline e tutto il resto viene dopo. Ogni opportunità ha un’attività successiva, la bacheca segnala un’opportunità che non ne ha, e la sincronizzazione email porta la conversazione sull’opportunità. Ha un pianificatore di riunioni, moduli web, automazioni e un componente extra progetti per il lavoro di erogazione. L’import da foglio di calcolo con mappatura dei campi è forte; l’export è disponibile su ogni piano.

Dove non convince: un cliente dopo la vendita è una “persona” o un’“organizzazione”, non un incarico, quindi una relazione di coaching continuativa sembra un’opportunità chiusa. I piani sono stati rinominati nel 2025 (Lite, Growth, Premium e Ultimate a settembre 2026), e le automazioni si trovano dal secondo livello in su. Vi viene addebitata ogni postazione, assegnata o no.

Modello di prezzo: per postazione al mese, quattro livelli, una prova gratuita e nessun piano gratuito. Non siamo riusciti a caricare la pagina prezzi di Pipedrive dai nostri strumenti il giorno della stesura, quindi non riportiamo cifre.

Notion (come database clienti)

Ideale per: un/a coach singolo/a che già vive dentro Notion, vuole note di sessione e schede cliente nello stesso posto, e non ha problemi a costruirselo.

Usato come database clienti, Notion è un insieme di database collegati che progettate voi: Clienti e Sessioni con una relazione tra loro, e una vista a bacheca per la pipeline. Le note sono di prima classe; una scheda sessione può contenere l’intera trascrizione e il follow-up. I database importano CSV ed esportano in CSV o Markdown.

Dove non convince: nessuna prenotazione, nessun promemoria, nessuna sincronizzazione email, nessun portale cliente, e ogni vista su cui contate spetta a voi costruirla e mantenerla. Le automazioni sul piano gratuito si limitano ai pulsanti; le automazioni sui database iniziano da Plus. Il piano gratuito limita il caricamento file a 5 MB e limita i database quando aggiungete un secondo membro.

Modello di prezzo: un piano gratuito, poi per postazione al mese. I prezzi pubblicati a settembre 2026 sono 10 dollari per postazione al mese per Plus e 20 dollari per Business con fatturazione mensile, con uno sconto per la fatturazione annuale.

Capsule

Ideale per: uno studio di consulenza da due a cinque persone che vuole un CRM di contatti pulito e convenzionale con un piano gratuito da cui partire.

Capsule è un CRM di contatti e pipeline rimasto semplice di proposito: persone, organizzazioni, opportunità e una lista attività, una casella condivisa e modelli email sui piani a pagamento, automazione dei flussi di lavoro e bacheche progetto dal livello Growth.

Dove non convince: non c’è un pianificatore, quindi la prenotazione vive in uno strumento calendario separato, e non c’è un portale cliente. Il piano gratuito è una prova senza data di fine: due utenti, 250 contatti, una pipeline e cinque campi personalizzati a settembre 2026. L’import è un CSV con mappatura; l’export è disponibile.

Modello di prezzo: un piano gratuito, poi tre livelli a pagamento (da Starter ad Advanced) con prezzo per utente al mese, fatturati annualmente con un’opzione mensile più cara, e un piano Ultimate per cinque o più utenti venduto tramite il commerciale. La sua pagina non mostrava cifre nei nostri strumenti il giorno della stesura, quindi non ne riportiamo.

Ifa

Trasparenza: Ifa produce uno degli strumenti confrontati in questa pagina.

Ideale per: un/a consulente o uno studio di coaching che vuole schede plasmate sul proprio incarico, dalla chiamata conoscitiva al rinnovo, senza costruirle a mano.

Ifa è uno spazio di lavoro per attività piuttosto che una pipeline con una lista contatti agganciata. Descrivete lo studio con parole vostre, Ifa propone le schede, i campi, le viste e gli stati del ciclo di vita, e verificate la proposta prima che qualcosa esista. Per uno studio di coaching questo di solito significa una scheda Cliente con fasi come contatto, scoperta, proposta, avvio, sessioni e rinnovo, una scheda Sessioni collegata e viste salvate. La pagina coach e consulenti illustra quella disposizione. I moduli di accettazione pubblici arrivano come schede o contatti con il consenso gestito, i flussi di lavoro e l’automazione pianificata mostrano un’anteprima del loro effetto prima di un’azione massiva, e i report portano uno storico di controllo. L’import copre CSV, TSV, JSON, JSONL, XLSX, XLS e XLSM inerti tramite un’anteprima con controlli (righe duplicate, date illeggibili, valori vuoti), poi l’approvazione; la pagina import mostra come funziona.

Dove non convince, in punti che contano per un/a coach: non c’è sincronizzazione con i calendari Google o Outlook, nessuna firma elettronica, e fatturazione, pagamenti e acconti sono in programma ma non ancora disponibili, quindi ogni strumento in pacchetto sopra batte Ifa sul farsi pagare oggi. La prenotazione in sé è flessibile: una policy per tipo di sessione, orari di lavoro per persona nel proprio fuso orario, controllo della disponibilità e controllo dei conflitti su ogni prenotazione. Un potenziale cliente può prenotare una chiamata conoscitiva tramite una pagina di prenotazione che Ifa crea o in chat su un canale collegato, o inviare una richiesta tramite un modulo pubblico che voi confermate. I promemoria sono un flusso di lavoro che definite voi, un passaggio pianificato che invia tramite un canale collegato. Ifa è in fase di pre-lancio: vedete in anteprima lo spazio di lavoro, poi pagate; non c’è un piano gratuito, e oggi c’è una lista d’attesa invece di un pulsante di iscrizione.

Modello di prezzo: per spazio di lavoro, pagato dopo l’anteprima. Nessun piano gratuito, e nessun prezzo pubblicato finché il prodotto è in pre-lancio.

Fianco a fianco

Strumento	Prenotazioni	Schede cliente	Import ed export	Modello di prezzo	Adatto al titolare
HoneyBook	Pianificatore da Essentials	Centrato sul progetto	CSV contatti in ingresso, export parziale	Per account, nessun piano gratuito	Venditori singoli di pacchetti
Dubsado	Pianificatore solo su Premier	Centrato sul progetto, moduli approfonditi	CSV clienti in ingresso, export clienti	Per account, tre utenti extra inclusi	Forte una volta configurato
Bonsai	Pianificazione da Essentials	Contatti con progetti	CSV in ingresso e in uscita	Per utente, nessun piano gratuito	Chi fattura a ore
HubSpot	Un link riunioni sul gratuito, a marchio HubSpot	Oggetti contatto e opportunità	Import eccellente, export completo	Piano gratuito, Starter per postazione	Pipeline sì, erogazione no
Pipedrive	Pianificatore, funzioni a livelli	Opportunità e persone	Import forte, export	Per postazione, nessun piano gratuito	Studi con molte opportunità
Notion	Nessuna	Qualsiasi cosa costruiate	CSV in ingresso, CSV e Markdown in uscita	Piano gratuito, poi per postazione	Chi costruisce da solo
Capsule	Nessuna	Contatti e opportunità	CSV in ingresso e in uscita	Piano gratuito, poi per utente	Una rubrica condivisa
Ifa	Policy, orari e controllo conflitti; pagina di prenotazione e prenotazione in chat; promemoria come flussi di lavoro	Schede e fasi personalizzate	Sette formati con controlli, export CSV	Per spazio di lavoro, nessun piano gratuito, lista d’attesa	Schede plasmate, prenotazione flessibile; pagamenti in programma

Come scegliere

Partite dalla parte della settimana che fa più male, non dall’elenco funzioni più lungo.

Se il problema è passare da “interessato” a “pagato” con meno email, scegliete uno strumento in pacchetto: HoneyBook per il minimo di configurazione, Dubsado per il controllo esatto su ogni modulo e passaggio, Bonsai quando ore e fatture sono il centro dell’attività. Ognuno trattiene una commissione di elaborazione sui pagamenti in qualche forma, quindi leggete la riga delle commissioni prima della riga del piano.

Se il problema è perdere il filo di cosa avete promesso a chi, e il lato soldi è già risolto altrove, state scegliendo uno strumento per le schede. Il piano gratuito di HubSpot e quello di Capsule sono punti di partenza onesti, e Pipedrive è la scelta quando avete più proposte aperte di quante ne teniate a mente. Notion vince se preferite avere le note di sessione accanto al cliente piuttosto che una pipeline che segnala le opportunità ferme.

Ifa appartiene al secondo gruppo, e solo se il vostro studio ha bisogno di schede che un CRM generico non ha: sessioni, impegni, date di rinnovo, programmi con coorti. Se la fatturazione è irrinunciabile oggi, uno dei primi tre è la scelta migliore, e preferiamo dirvelo qui piuttosto che dopo che avete importato i vostri dati.

Qualunque cosa scegliate, eseguite l’import durante la prova e leggete il report dei duplicati prima di decidere.

Domande frequenti

Mi serve un CRM o uno strumento di gestione progetti?

Se la maggior parte dei vostri ricavi viene da una manciata di incarichi lunghi, uno strumento di gestione progetti con un buon campo cliente può portarvi avanti per un po’. Nel momento in cui avete più potenziali clienti che clienti, o una seconda persona che deve vedere le stesse conversazioni, vi serve una scheda per relazione con una fase sopra, che è ciò che è un CRM.

Qual è la differenza tra HoneyBook e Dubsado?

Entrambi raggruppano proposte, contratti, fatture e un pianificatore per un prezzo ad account. HoneyBook è più rapido da configurare; Dubsado offre più controllo su moduli e flussi di lavoro e include tre utenti extra su entrambi i piani, ma tiene pianificatore e flussi di lavoro sul piano superiore.

Posso usare un CRM gratuito come coach?

Sì, con due avvertenze. Il piano gratuito di HubSpot mette il proprio marchio sui vostri moduli e sul vostro link riunioni, e il piano gratuito di Capsule si ferma a 250 contatti e due utenti, a settembre 2026. Entrambi vanno bene per un primo anno.

Notion è abbastanza buono come software di gestione clienti per consulenti?

Per uno studio singolo che già tiene le note in Notion, è abbastanza buono per le schede e migliore della maggior parte per le note. Non ha prenotazione, promemoria né sincronizzazione email, quindi lo affiancherete a uno strumento calendario e alla vostra casella di posta.

Come sposto la mia lista clienti da un foglio di calcolo in uno di questi strumenti?

Esportate in CSV, ripulite la riga di intestazione così che ogni colonna abbia un nome semplice, e usate l’import dello strumento con mappatura delle colonne. Controllate il risultato per clienti duplicati e date interpretate male prima di eliminare il foglio di calcolo.

Ultimo aggiornamento: 2 settembre 2026.