CRM para Consultores e Coaches: 8 Comparadas

Esta comparação é para um consultor ou coach a solo, ou uma prática de duas a cinco pessoas, que mantém clientes numa folha de cálculo, num calendário e numa caixa de entrada ao mesmo tempo. Analisámos sete ferramentas que as pessoas procuram sob “crm para consultores” e “software para negócio de coaching”, e acrescentámos o nosso próprio produto por último, com a devida divulgação. Onde um fornecedor publica um preço, verificámo-lo no seu site no dia em que escrevemos; onde não conseguimos, descrevemos o modelo de preços e deixamos o número de fora.

Como comparámos

Analisámos cinco aspetos.

• Marcações. Um potencial cliente consegue escolher um horário de chamada de descoberta sozinho? A ferramenta envia lembretes?
• Registos de clientes. Um cliente é um registo que consegues moldar, com campos, fases, sessões relacionadas e notas, ou um cartão de contacto com um negócio anexado?
• Importação e exportação de dados. Importa a tua folha de cálculo com verificações, e exporta tudo como CSV?
• Modelo de preços. Por conta ou por lugar, se existe plano gratuito, e o que o nível mais barato deixa de fora.
• Adequação a uma equipa gerida pelo dono. A ferramenta assume um departamento de vendas, ou um dono que também entrega o trabalho?

Os preços são os valores publicados em setembro de 2026 e podem mudar.

HoneyBook

Ideal para: um coach ou consultor a solo que quer propostas, contratos, faturação e agendamento num único percurso de cliente com marca própria.

O HoneyBook está construído à volta do “projeto”, a sua palavra para um trabalho. Um contacto chega através de um formulário de captação, envias uma proposta que junta o contrato e a fatura, o cliente assina e paga num único ecrã. O agendador deixa um cliente marcar uma chamada a partir da tua disponibilidade.

Onde fica aquém: os registos de clientes são pobres assim que a venda está feita. Um cliente que compra três trabalhos em dois anos é três projetos, não uma relação com histórico. Os pagamentos por cartão têm uma taxa de processamento (2,7 por cento mais 10 cêntimos, segundo a página de preços em setembro de 2026). A importação é um CSV de contactos; a exportação é fragmentada.

Modelo de preços: por conta, não por lugar, com clientes ilimitados. O preço inicial publicado, em setembro de 2026, é 29 dólares por mês em faturação anual para o Starter (solo, sem agendador, sem automações), 49 dólares para o Essentials (agendador, automações, até dois elementos de equipa) e 109 dólares para o Premium (elementos de equipa ilimitados). Sem plano gratuito; há período de teste gratuito.

Dubsado

Ideal para: um consultor que quer controlo exato sobre formulários e fluxos de trabalho e está disposto a passar um fim de semana a configurá-los.

O Dubsado é a mais configurável das ferramentas empacotadas. Formulários, propostas, contratos, questionários e e-mails predefinidos são todos modelos que tu concebes, e no plano Premier um fluxo de trabalho encadeia-os: o envio de um formulário de contacto cria um projeto, envia um questionário, espera pela resposta, depois oferece uma chamada.

Onde fica aquém: o agendador e os fluxos de trabalho, a razão pela qual a maioria das pessoas o compra, ficam só no plano superior, por isso o nível mais barato é uma ferramenta de formulários e faturas. Os registos de clientes voltam a ser centrados no projeto. A importação é um CSV de clientes; a exportação cobre clientes e faturas.

Modelo de preços: por conta, com dois planos. A tabela de preços do Dubsado, em setembro de 2026, lista 35 dólares por mês para o Starter e 55 dólares por mês para o Premier, com opção anual. Ambos os planos incluem três utilizadores adicionais sem custo extra. O período de teste gratuito tem todas as funcionalidades do Premier mas limita o livro de endereços a três clientes.

Bonsai

Ideal para: um consultor que fatura por hora ou por projeto e quer registo de tempo junto da faturação.

O Bonsai cobre propostas, formulários, agendamento, um portal do cliente e um CRM simples. O registo de tempo alimenta as faturas diretamente, o que é o que mantém os consultores por hora nesta ferramenta.

Onde fica aquém: o plano de entrada é deliberadamente pobre. Em setembro de 2026, o nível Basic inclui o CRM, o registo de tempo e a gestão de tarefas mas deixa de fora a faturação, as propostas, os contratos, os formulários, o agendamento e o portal do cliente, tudo isso a começar no Essentials. O funil de negócios só aparece no Premium. Os registos de clientes são cartões de contacto com projetos por baixo.

Modelo de preços: por utilizador por mês, quatro níveis, período de teste gratuito de sete dias, sem plano gratuito. Preços iniciais publicados, em setembro de 2026: 9, 19, 29 e 49 dólares por utilizador por mês em faturação anual (Basic, Essentials, Premium, Elite), ou 15, 25, 39 e 59 dólares em faturação mensal. O Elite exige pelo menos três utilizadores.

HubSpot (CRM gratuito e Starter)

Ideal para: um consultor que gere um verdadeiro funil de vendas, envia muito e-mail, e quer começar de graça.

O CRM gratuito do HubSpot é generoso nos sítios certos: contactos e empresas, negócios num quadro de funil, registo de e-mail, formulários que criam contactos, e uma hiperligação de reunião pessoal. A importação a partir de CSV é das melhores desta lista, com correspondência de colunas e tratamento de duplicados, e a exportação é sem restrições.

Onde fica aquém para um coach: é uma ferramenta de vendas. Não há noção de sessão, programa ou marco de entrega a não ser que construas objetos personalizados, que não estão disponíveis nos níveis gratuito ou Starter. O plano gratuito coloca a marca HubSpot em formulários, e-mails e na hiperligação de reunião, permite dois utilizadores e limita os contactos a 1000, em setembro de 2026.

Modelo de preços: um plano gratuito sem limite de tempo, depois o Starter com preço por lugar por mês. O preço regular publicado para o Starter, em setembro de 2026, é 20 dólares por lugar por mês, com uma taxa promocional para novos clientes que muda.

Pipedrive

Ideal para: uma prática com várias propostas em curso ao mesmo tempo, onde o dono pensa em negócios e próximas atividades.

O Pipedrive é primeiro um funil e tudo o resto vem a seguir. Cada negócio tem uma próxima atividade, o quadro sinaliza um negócio que não tem nenhuma, e a sincronização de e-mail traz a conversa para o negócio. Tem um agendador de reuniões, formulários web, automações e um extra de projetos para trabalho de entrega. A importação de folha de cálculo com correspondência de campos é forte; a exportação está disponível em todos os planos.

Onde fica aquém: um cliente depois da venda é uma “pessoa” ou uma “organização”, não um trabalho, por isso uma relação de coaching contínua parece um negócio fechado. Os planos foram renomeados em 2025 (Lite, Growth, Premium e Ultimate, em setembro de 2026), e as automações ficam no segundo nível ou acima. És cobrado por cada lugar, esteja ou não atribuído.

Modelo de preços: por lugar por mês, quatro níveis, período de teste gratuito e sem plano gratuito. Não conseguimos carregar a página de preços do Pipedrive nas nossas ferramentas no dia em que escrevemos, por isso não citamos números.

Notion (como base de dados de clientes)

Ideal para: um coach a solo que já vive no Notion, quer notas de sessão e registos de clientes no mesmo sítio, e não se importa de o construir.

Usado como base de dados de clientes, o Notion é um conjunto de bases de dados ligadas que tu concebes: Clientes e Sessões com uma relação entre eles, e uma vista de quadro para o funil. As notas são de primeira classe; um registo de sessão pode guardar toda a transcrição e o seguimento. As bases de dados importam CSV e exportam para CSV ou Markdown.

Onde fica aquém: sem marcações, sem lembretes, sem sincronização de e-mail, sem portal do cliente, e todas as vistas em que confias são tuas para construir e manter. As automações no plano gratuito limitam-se a botões; as automações de base de dados começam no Plus. O plano gratuito limita o carregamento de ficheiros a 5 MB e limita as bases de dados assim que acrescentas um segundo membro.

Modelo de preços: um plano gratuito, depois por lugar por mês. Preços publicados, em setembro de 2026: 10 dólares por lugar por mês para o Plus e 20 dólares para o Business em faturação mensal, com desconto em faturação anual.

Capsule

Ideal para: uma prática de consultoria de duas a cinco pessoas que quer um CRM de contactos claro e convencional, com um plano gratuito para começar.

O Capsule é um CRM de contactos e funil que se manteve simples de propósito: pessoas, organizações, oportunidades e uma lista de tarefas, uma caixa de correio partilhada e modelos de e-mail nos planos pagos, automação de fluxos de trabalho e quadros de projeto a partir do nível Growth.

Onde fica aquém: não há agendador, por isso as marcações ficam numa ferramenta de calendário separada, e não há portal do cliente. O plano gratuito é um período de teste sem data de fim: dois utilizadores, 250 contactos, um funil e cinco campos personalizados, em setembro de 2026. A importação é um CSV com correspondência; a exportação está disponível.

Modelo de preços: um plano gratuito, depois três níveis pagos (Starter até Advanced) com preço por utilizador por mês, faturados anualmente com uma opção mensal mais cara, e um plano Ultimate para cinco ou mais utilizadores vendido através de vendas. A sua página não mostrou valores nas nossas ferramentas no dia em que escrevemos, por isso não citamos nenhum.

Ifa

Divulgação: a Ifa é a criadora de uma das ferramentas aqui comparadas.

Ideal para: uma prática de consultoria ou coaching que quer registos moldados ao seu próprio trabalho, desde a chamada de descoberta até à renovação, sem os construir à mão.

A Ifa é um espaço de trabalho de negócio, e não um funil com uma lista de contactos anexada. Descreves a prática em palavras simples, a Ifa propõe os registos, campos, vistas e estados de ciclo de vida, e tu confirmas a proposta antes de existir qualquer coisa. Para uma prática de coaching isso costuma significar um registo de Cliente com fases como potencial, descoberta, proposta, integração, sessões e renovação, um registo relacionado de Sessões e vistas guardadas. A página coaches e consultores percorre essa organização. Os formulários de admissão públicos chegam como registos ou contactos com o consentimento tratado, os fluxos de trabalho e a automação agendada pré-visualizam o seu efeito antes de uma ação em massa, e os relatórios têm um histórico de auditoria. A importação cobre CSV, TSV, JSON, JSONL, XLSX, XLS e XLSM inertes através de uma pré-visualização com verificações (linhas duplicadas, datas ilegíveis, valores vazios), depois aprovação; a página de importação mostra esse aspeto.

Onde fica aquém, em pontos que importam para um coach: não há sincronização com o calendário do Google ou do Outlook, sem assinatura eletrónica, e a faturação, os pagamentos e os depósitos estão planeados mas ainda não foram lançados, por isso todas as ferramentas empacotadas acima vencem a Ifa em receber o pagamento hoje. As marcações em si são flexíveis: uma política por tipo de sessão, horário de funcionamento por colaborador no seu próprio fuso horário, verificações de disponibilidade e uma verificação de conflitos em cada marcação. Um potencial cliente pode marcar uma chamada de descoberta através de uma página de marcações que a Ifa cria ou por chat num canal ligado, ou enviar um pedido por formulário público para tu confirmares. Os lembretes são um fluxo de trabalho que tu defines, um passo agendado que envia através de um canal ligado. A Ifa está em pré-lançamento: pré-visualizas o espaço de trabalho, depois pagas; não há plano gratuito, e hoje há uma lista de espera em vez de um botão de inscrição.

Modelo de preços: por espaço de trabalho, pago depois da pré-visualização. Sem plano gratuito, e sem preço publicado enquanto o produto está em pré-lançamento.

Lado a lado

Ferramenta	Marcações	Registos de clientes	Importação e exportação	Modelo de preços	Adequação ao dono
HoneyBook	Agendador a partir do Essentials	Centrado no projeto	CSV de contactos; exportação parcial	Por conta, sem plano gratuito	Vendedores de pacotes a solo
Dubsado	Agendador só no Premier	Centrado no projeto, formulários profundos	CSV de clientes; exportação de clientes	Por conta, três utilizadores extra incluídos	Forte depois de configurado
Bonsai	Agendamento a partir do Essentials	Contactos com projetos	CSV nos dois sentidos	Por utilizador, sem plano gratuito	Faturadores por hora
HubSpot	Uma hiperligação de reunião no gratuito, com marca	Objetos de contacto e negócio	Importação excelente, exportação total	Plano gratuito, Starter por lugar	Funil sim, entrega não
Pipedrive	Agendador, funcionalidades em níveis	Negócios e pessoas	Importação forte, exportação	Por lugar, sem plano gratuito	Práticas com muitos negócios
Notion	Nenhuma	O que construíres	CSV na entrada, CSV e Markdown na saída	Plano gratuito, depois por lugar	Um construtor a solo
Capsule	Nenhuma	Contactos e oportunidades	CSV nos dois sentidos	Plano gratuito, depois por utilizador	Um livro de contactos partilhado
Ifa	Políticas, horários e verificação de conflitos; página de marcações e chat; lembretes como fluxos de trabalho	Registos e fases personalizados	Sete formatos com verificações, exportação CSV	Por espaço de trabalho, sem plano gratuito, lista de espera	Registos moldados, marcações flexíveis; pagamentos planeados

Como escolher

Começa pela parte da tua semana que mais dói, não pela lista de funcionalidades mais longa.

Se a dor é ir de “interessado” a “pago” com menos e-mails, escolhe uma ferramenta empacotada: o HoneyBook para a configuração mínima, o Dubsado para controlo exato sobre cada formulário e passo, o Bonsai quando as horas e as faturas são o centro do negócio. Cada uma cobra uma taxa de processamento sobre pagamentos de alguma forma, por isso lê a linha das taxas antes da linha do plano.

Se a dor é perder o rasto de a quem prometeste o quê, e o lado do dinheiro já está resolvido noutro sítio, estás a escolher uma ferramenta de registos. O plano gratuito do HubSpot e o plano gratuito do Capsule são pontos de partida honestos, e o Pipedrive é a escolha quando tens mais propostas abertas do que consegues guardar na cabeça. O Notion vence se preferires notas de sessão junto do cliente a um funil que sinaliza negócios parados.

A Ifa pertence ao segundo grupo, e só se a tua prática precisar de registos que um CRM genérico não tem: sessões, compromissos, datas de renovação, programas com turmas. Se a faturação for inegociável hoje, uma das primeiras três é a melhor escolha, e preferimos dizê-lo aqui do que depois de teres importado os teus dados.

Seja qual for a tua escolha, corre a importação durante o período de teste e lê o relatório de duplicados antes de decidires.

Perguntas frequentes

Preciso de um CRM ou de uma ferramenta de gestão de projetos?

Se a maior parte da tua receita vem de um punhado de trabalhos longos, uma ferramenta de projetos com um bom campo de cliente pode servir-te durante algum tempo. No momento em que tiveres mais potenciais clientes do que clientes, ou uma segunda pessoa que precisa de ver as mesmas conversas, precisas de um registo por relação com uma fase associada, que é o que um CRM é.

Qual é a diferença entre o HoneyBook e o Dubsado?

Ambos juntam propostas, contratos, faturas e um agendador por um preço por conta. O HoneyBook é mais rápido de configurar; o Dubsado dá mais controlo sobre formulários e fluxos de trabalho e inclui três utilizadores extra em ambos os planos, mas mantém o agendador e os fluxos de trabalho no plano superior.

Posso usar um CRM gratuito como coach?

Sim, com duas ressalvas. O plano gratuito do HubSpot coloca a marca nos teus formulários e na tua hiperligação de reunião, e o plano gratuito do Capsule para nos 250 contactos e dois utilizadores, em setembro de 2026. Ambos servem bem para um primeiro ano.

O Notion chega para servir como software de gestão de clientes para consultores?

Para uma prática a solo que já guarda notas no Notion, chega para os registos e é melhor do que a maioria para as notas. Não tem marcações, nem lembretes, nem sincronização de e-mail, por isso vais juntá-lo a uma ferramenta de calendário e à tua caixa de entrada.

Como movo a minha lista de clientes de uma folha de cálculo para uma destas ferramentas?

Exporta para CSV, limpa a linha de cabeçalho para que cada coluna tenha um nome simples, e usa a importação da ferramenta com correspondência de colunas. Verifica o resultado quanto a clientes duplicados e datas mal interpretadas antes de apagares a folha de cálculo.

Última atualização: 2 de setembro de 2026.